Порядок оформления. Схема работы.

При первом контакте с новым китайским поставщиком и последующей планируемой перевозке через нашу компанию очень многие сталкиваются с проблемой непонимания алгоритма действий и задаются вопросом, как происходит доставка грузов из Китая в Россию, что нужно поэтапно сделать. Для этого в помощь нашим клиентам была выработана нижеуказанная пошаговая инструкция. Итак, с чего же начать?

  1. Cогласовать с поставщиком из Китая стоимости товара, его качества и надлежащих характеристик. Получить от поставщика счёт/инвойс (invoice/发票) и упаковочный лист (packing list/包装单).
  2. Направить к нам запрос на расчёт стоимости перевозки из Китая в Россию, заполнив заявку на сайте с максимально подробной информацией по планируемому к отправке грузу — заявка на расчёт. Лучше всего сопроводить заявку инвойсом и упаковочным листом. Перед заполнением просим убедиться, что ваш товар не включён в список грузов, не принимаемых к перевозке. В заявке должно быть указано:
    • ваши контактные данные. Для юридических лиц — наименование организации и два контактных номера телефона. Для физических лиц — контактные данные ответственного представителя и два номера телефона;
    • пункт отправления из КНР (латинскими буквами) — город или, если не затрудняетесь, название провинции поставщика или завода-изготовителя латинскими буквами;
    • пункт назначения в России (кириллицей) — название населённого пункта в России на русском языке. Если необходима доставка до двери — укажите, пожалуйста, ниже название города, улицы, номер дома, поставив галку в графе «Доставка до двери»;
    • тип перевозки (наземный, воздушный или морской);
    • режим приёма груза — стандартный (в будни с 10:00 до 18:00) или свободный (в любой день, включая выходные и праздники, а также после 18:00);
    • наименование и назначение товара или область его применения на русском языке — опишите, пожалуйста, понятно и максимально подробно;
    • наименование бренда, если он есть (нанесён на сам товар, упаковку или упоминается в сопровождающей документации, включая инструкцию);
    • код ТН ВЭД, если известен, — это ускорит рассмотрение запроса;
    • фотография реального товара или ссылка на его изображение в Интернете на сайте вашего поставщика/завода-изготовителя;
    • объём в м3 (упакованного груза);
    • вес в кг (брутто);
    • размеры в метрах (обязательное условие для крупногабаритного (одна сторона свыше 1 м) или негабаритного груза (одна сторона или сумма сторон более 3 м);
    • техническое описание в виде инструкции, паспорта изделия с указанием различных параметров — класс напряжения, потребляемая мощность, частота вращения и так далее (только для грузов, относящихся к категории сложных электронных устройств, бытового электрооборудованию, сборных частей к промышленному оборудованию, производственной линии или компонентов к ним);
    • контактные данные вашего поставщика в Китае (адрес завода, телефон, электронная почта). Очень часто возникает необходимость уточнения каких-то нюансов по планируемому к отправке грузу (например, дополнительная техническая документация, точное содержание текста на стикерах или на самом товаре, качество заводской упаковки и т.д.). Как правило, такой информации у клиента нет, и нам проще напрямую всё выяснить у поставщика.

    Просим иметь в виду, что быстрота и успешность обработки заявки на 100% зависит от полноты предоставленной информации о доставляемом грузе из Китая.

  3. Согласовать расходы по грузоперевозке.
  4. Подписать договор.
  5. Правильно подготовить груз, то есть предоставить в такой упаковке, которая соответствует характеру груза и способу планируемой перевозки. Упаковать груз можно или силами завода-изготовителя, согласно регламенту, или поручить это нам. При этом все дополнительные расходы по обработке силами нашей компании (укрепление картонной коробки скотчем и особо прочным мешком или использование обрешётки, паллетирования и т.д.) обязательно будут с Вами согласованы после фактического поступления груза на склад. Просим иметь в виду, что некоторые грузы требуют к себе особенно деликатного обращения и серьёзной упаковочной подготовки (например, хрупкий, ценный, технически сложный груз). В целях сохранной перевозки подобные грузы должны быть помещены в жёсткую упаковку. Ознакомиться с полным перечнем грузов, подлежащих обязательной жёсткой упаковке можно здесь.
  6. Cообщить контрагенту или заводу-изготовителю в КНР о своём намерении воспользоваться услугами нашей компании по перевозке груза. Для этого достаточно отправить Вашему поставщику письмо со следующей информацией:
      • двуязычная инструкция по отгрузке для поставщика;
      • контактный номер персонального менеджера нашей компании, ответственного за приём вашего груза;
      • потребовать от поставщика перед отправкой обязательно связаться с нашим сотрудником в Китае и сообщить о планируемой отгрузке (звонок должен быть совершён в любом случае, а также и в дальнейшем при каждой поставке и вне зависимости от продолжительности сотрудничества);
      • потребовать от поставщика нанести на каждую коробку специальную маркировку с обозначением принадлежности груза именно вам (подробную информацию поставщик получит после звонка в нашу компанию; данное условие является обязательным и касается только сборных грузов). ! ВАЖНО: это крайне необходимо для оперативной идентификации грузополучателя в России.

    В случае отсутствия на коробках идентификационной маркировки сборный груз ставится на хранение в отдел оперативной идентификации до выяснения контактных данных клиента и условий грузоперевозки. В целом это может увеличить сроки доставки. Пожалуйста, контролируйте своего поставщика!

    • желательно получить от поставщика фотографии самого товара и внешней упаковки. Это поможет:
      • убедиться в том, что поставщик собирается отправить именно тот груз, который вы ожидаете;
      • оценить состояние самого груза и его упаковки до момента отправки на наш склад (условие только для сборных грузов);
      • удостовериться в наличии требуемой маркировки на коробках (обязательное условие и касается только сборных грузов).
  7. Направить груз на ближайших удобный для вашего поставщика склад (подробную информацию поставщик получит после звонка нашему сотруднику в Китае).

    Забор груза со склада поставщика в Китае осуществляется только при объёме от одной фуры или контейнера. Для оптимизации расходов клиента на внутреннем направлении в Китае при сборной перевозке (объёме менее одной фуры или контейнера) разумнее воспользоваться услугами какой-то местной компании, которую мы можем порекомендовать вашему отправителю после его звонка нашему ответственному лицу.

  8. Оплатить согласованные расходы по доставке, а также расходы по хранению или дополнительному перемещению груза, если таковые имели место. Просим иметь в виду, что выдача груза в России производится только после поступления полной (100%) оплаты.
  9. Принять груз в день его готовности к выдаче.